ERP là gì? Chức năng và quy trình triển khai hệ thống ERP

ERP là gì? Chức năng và quy trình triển khai hệ thống ERP

ERP được biết đến là giải pháp toàn diện giúp các tổ chức, doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Với khả năng liên kết mạnh mẽ với các ứng dụng, sử dụng ERP trong quản trị giúp người dùng giảm sai sót, tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.

Vậy, ERP là gì? Quy trình triển khai cơ sở dữ liệu ERP bao gồm những bước nào? Hãy cùng chúng tôi đi tìm câu trả lời chi tiết ở phần sau của bài viết.

1. ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Cơ chế hoạt động của ERP cho phép tất cả nhân sự trong công ty có thể làm việc trên cùng một hệ thống. Tức là, thay vì mỗi cá nhân, mỗi phòng ban làm việc với nguồn dữ liệu độc lập thì giờ đây chúng được tổng hợp ở ERP.

ERP so với các hệ thống tiên tiến nhất hiện nay không hề có sự thua kém về mặt chức năng và tiện ích. Đặc biệt, hệ thống này còn vượt trội hơn hẳn so với các phần mềm đơn lẻ như quản lý nhân sự, quản lý kho, kế toán… Sự khác biệt của ERP ở đây nằm ở sự tích hợp, đa chức năng. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ được liên kết thành một chuỗi thống nhất. Điều này giúp các bộ phận, phòng ban dễ dàng hơn trong việc chia sẻ dữ liệu, cộng tác và làm việc.

2. 5 mô đun giao dịch ERP chính bao gồm những gì?

Các module cơ bản của ERP sẽ bao gồm:

2.1 Kế toán tài chính

Kế toán tài chính là một trong những module thiết yếu của hệ thống phần mềm ERP
Kế toán tài chính là một trong những module thiết yếu của hệ thống phần mềm ERP

Kế toán tài chính có nhiệm vụ xử lý các quy trình tài chính kế toán như sổ cái, tài sản cố định, các khoản phải thu, phải trả, báo cáo tài chính, quản lý quỹ tiền mặt, lập ngân sách… Mô đun kế toán tài chính có thể thay thế hoàn toàn một phần mềm kế toán độc lập. Điều này giúp cho chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý cũng như tổng hợp dữ liệu từ các phòng ban.

2.2 Quản lý chuỗi cung ứng

Phân hệ này hỗ trợ quản lý quy trình mua – bán hàng hóa, bao gồm quản lý giá đầu vào, đầu ra, quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho, dự báo số lượng hàng bán ra, quản lý tài khoản khách hàng và nhà cung cấp… Mô đun này rất hữu ích đối với các doanh nghiệp sản xuất, giúp tự động hóa quy trình và tiết kiệm đáng kể các chi phí liên quan.

2.3 Quản lý nhân sự

Module ERP quản lý nhân sự
Module ERP quản lý nhân sự

Chức năng này tập trung vào việc quản lý và đào tạo nhân sự, tính lương, chấm công, phúc lợi… Giờ đây, bạn không phải lo lắng và “bù đầu” với những bảng chấm công, kế hoạch tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự… Tất cả các quy trình này sẽ được tự động hóa và giải quyết nhanh chóng bằng phần mềm ERP.

2.4 Quản lý quan hệ khách hàng

Chức năng này bao gồm việc quản lý khách hàng tiềm năng, quản lý dữ liệu khách hàng, các chiến dịch tiếp thị, hỗ trợ, chăm sóc và dịch vụ khách hàng. Ngoài ra, ERP còn giúp bạn lên báo cáo tổng hợp hàng tháng, bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian đấy nhé!

2.5 Quản lý sản xuất

ERP còn theo dõi và quản lý các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp, cụ thể:

  • Quản lý nguyên vật liệu hiện có và dự tính số lượng cần mua.
  • Lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát chung toàn bộ dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp. 
  • Cập nhật tiến độ, đốc thúc sản xuất.
  • Lập các lệnh mua hàng, bán hàng, lệnh nhập kho, xuất kho và một số lệnh khác liên quan đến quá trình sản xuất.
ERP theo dõi và quản lý các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp
ERP theo dõi và quản lý các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp

3. 7 bước trong quy trình triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Quy trình triển khai hệ thống ERP bao gồm 7 bước sau đây:

  • Bước 1 – Lập kế hoạch: Trong bước đầu tiên này, chúng ta cần phải xác định mục tiêu, phạm vi và thời gian triển khai hệ thống. Song song với đó là việc xác định các bên liên quan để thành lập nhóm dự án, chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình thực hiện.
  • Bước 2 – Xác định nhân sự tham gia: Sau khi đã thành lập nhóm dự án, chúng ta tiếp tục xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, bao gồm lãnh đạo, quản lý, chuyên gia, người dùng cuối. Hãy đảm bảo rằng, các thành viên trong nhóm luôn luôn giữ kết nối và có thể hỗ trợ nhau khi cần thiết.
  • Bước 3 – Lựa chọn đơn vị triển khai ERP uy tín: Những đơn vị uy tín chắc chắn sẽ sở hữu những tư vấn viên có chuyên môn tốt. Họ sẽ hướng dẫn và hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành hệ thống ERP.
  • Bước 4 – Triển khai ERP: Dựa vào yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mà đơn vị triển khai sẽ xây dựng cấu hình hệ thống ERP phù hợp. Các bước triển khai sẽ bao gồm thiết lập các chức năng, quy trình công việc, bảo mật và tích hợp. 
  • Bước 5 – Nghiệm thu: Sau khi hoàn thành việc xây dựng và triển khai, hãy tiến hành chạy thử hệ thống. Bên cạnh đó, những người chịu trách nhiệm vận hành chính sẽ kiểm tra kỹ lưỡng từng hạng mục. Sau khi nghiệm thu thành công, đơn vị triển khai sẽ bàn giao lại hệ thống ERP cho doanh nghiệp.
  • Bước 6 – Tổ chức đào tạo: Doanh nghiệp tổ chức đào tạo cho người dùng cuối để đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều hiểu và sẽ sử dụng thành thạo. Có như vậy, họ mới hoàn thành tốt các công việc và nhiệm vụ được giao.
  • Bước 7 – Bảo trì, nâng cấp hệ thống ERP: Sau khi nền tảng ERP được đã vận hành trơn tru, hãy tiếp tục thiết lập quy trình để hỗ trợ và bảo trì hệ thống. Cuối cùng là theo dõi hiệu suất hoạt động và giải quyết phản hồi từ người dùng.
Triển khai hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp
Triển khai hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

4. Lời kết

Những tiện ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Hy vọng, sau bài viết này, các bạn đã trả lời được câu hỏi ERP là gì? Cũng như các bước triển khai ERP trong doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn vui vẻ và thành công!

Bình luận

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *