Hạch toán chi phí vận chuyển và cách phân bổ

Chi phí vận chuyển là khoản chi phí phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp, từ nghiệp vụ mua bán trong nước đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi phí vận chuyển cũng như phân bổ loại chi phí này như thế nào cho đúng. ASFY mời các bạn cùng theo dõi bài tổng hợp sau đây.

Hạch toán chi phí vận chuyển hàng mua như thế nào?

Đối với hàng mua, chúng ta sẽ hạch toán chi phí vận chuyển như sau:

Tài khoản hạch toán

Mỗi đối tượng vận chuyển sẽ có một cách ghi sổ khác nhau. Cụ thể:

• Với hàng tồn kho: Dựa theo chuẩn mực kế toán số 02 được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC chi phí bốc xếp, vận chuyển khi mua hàng được coi là chi phí mua. Vì vậy, chúng được tính vào giá gốc của hàng tồn kho và sẽ hạch toán trực tiếp vào các tài khoản hàng tồn kho tương ứng là Tài khoản (TK) 152 – nguyên liệu, vật liệu, TK 153 – công cụ dụng cụ và TK 156 – hàng hóa. 
• Với tài sản cố định: Dựa vào chuẩn mực kế toán số 03 được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC thì chi phí bốc xếp, vận chuyển liên quan đến việc đưa tài sản vào trạng thái sử dụng được tính vào nguyên giá tài sản cố định. Như vậy, chi phí vận chuyển mua tài sản cố định (TSCĐ) được hạch toán vào TK 211 – TSCĐ.

Cách hạch toán chi phí vận chuyển hàng mua như sau:

• Nợ TK 152, 153, 156, 211;
• Nợ TK 133;
• Có TK 111, 112, 331, 341.

Cách phân bổ chi phí vận chuyển hàng mua

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ vận chuyển cùng lúc nhiều mặt hàng và TSCĐ khác nhau. Khi đó, chúng ta phải phân bổ chi phí vận chuyển cho từng loại hàng hóa cụ thể dựa trên một tiêu thức thống nhất.

Các kế toán thường sử dụng một trong hai cách phân bổ sau đây:

Phân bổ theo giá trị của từng loại hàng hóa

Khi vận chuyển cùng lúc các loại hàng hóa hoặc tài sản có đa chủng loại và kích thước, chúng ta nên phân bổ chi phí vận chuyển theo giá trị từng mặt hàng. Công thức như sau:

$$Chi Phí Vận Chuyển Phân Bổ={\frac{Chi Phí Mua Từng Loại Hàng Hóa}{Tổng Giá Trị Hàng Mua}}*{Chi Phí Vận Chuyển Chung}$$

Phương pháp này phù hợp cho những lô hàng hoặc tài sản có sự chênh lệch lớn về giá trị. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp nhập hàng với số lượng lớn thì cách thức phân bổ này tương đối phức tạp và có thể khiến cho kế toán viên gặp nhiều khó khăn.

Phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng mua

Để khắc phục những hạn chế của việc phân bổ theo giá trị cũng như giảm tải sự khó khăn cho các kế toán viên, chúng ta có thể phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng nhập. Công thức cụ thể như sau:

$$Chi Phí Vận Chuyển Phân Bổ={\frac{Số Lượng Từng Mặt Hàng}{Tổng Số Lượng Hàng Mua}}*Chi Phí Vận Chuyển Chung$$

Đây là cách phân bổ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì chúng dễ tính toán hơn, phù hợp với những lô hàng có kích thước hoặc khối lượng tương đương. Tuy nhiên, xét về mức độ chính xác thì phương pháp này chỉ cho ra kết quả mang tính chất tương đối.

Xử lý chi phí vận chuyển không có hóa đơn bằng cách nào?

Trên thực tế, doanh nghiệp có thể gặp phải những tình huống trớ trêu, đó là việc phát sinh chi phí vận chuyển nhưng không có hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ. Điều này sẽ làm doanh nghiệp mất đi một khoản chi phí để tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Vậy, làm cách nào để xử lý khoản chi này trở thành chi phí hợp lệ. Có ba bước để xử lý vấn đề này như sau:

• Bước 1: Ký hợp đồng lao động thời vụ dưới 3 tháng với người vận chuyển, lưu ý, cần kèm thêm căn cước công dân;
• Bước 2: Khi đó, chi phí vận chuyển sẽ được coi là tiền lương của nhân viên thời vụ và chúng ta thanh toán chi phí này qua tiền lương của nhân viên thời vụ (hạch toán vào TK 334 – phải trả người lao động);
• Bước 3: Chi trả lương, xin ký nhận của người vận chuyển trên bảng lương của doanh nghiệp.

Trong trường hợp, số tiền phải trả lớn hơn 2.000.000 đồng / lần, doanh nghiệp sẽ phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trước khi thanh toán tiền cho người vận chuyển hoặc làm bản cam kết thu nhập theo mẫu 08/CK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Hạch toán chi phí vận chuyển hàng bán như thế nào?

Thông tư 200/2014/TT-BTC xác định chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bao gồm chi phí chào hàng, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, đóng gói, chi phí vận chuyển…

Như vậy, chi phí vận chuyển hàng bán được tính là chi phí bán hàng và được hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng.Cách định khoản chi phí vận chuyển hàng bán như sau:

• Nợ TK 641 – Chi phí vận chuyển hàng bán;
• Nợ TK 133 – Thuế VAT;
• Có TK 331, 111, 112, 341 – tổng hóa đơn vận chuyển;

Lời kết

Tóm lại, chi phí vận chuyển hàng mua sẽ được ghi nhận vào giá gốc hàng hóa và hạch toán vào TK 153, TK 156 và TK 211 còn chi phí vận chuyển hàng bán sẽ được hạch toán vào TK 641. Hy vọng, bài viết về cách hạch toán chi phí vận chuyển trên đây đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích. Chúc các bạn vui vẻ!