Chi phí bán hàng là khoản chi phí rất quan trọng để xác định lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ và chính xác chi phí này sẽ giúp nhà quản trị đưa ra được các biện pháp cải thiện hiệu quả sản xuất. Hãy cùng ASFY TECH tìm hiểu kỹ hơn về khoản mục này cũng như phương pháp hạch toán khoản mục này trong doanh nghiệp.
Chi phí bán hàng bao gồm những gì?
Chi phí bán hàng được hiểu là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Chi phí bán hàng bao gồm hoa hồng bán hàng, chi phí mời chào hàng, quảng cáo sản phẩm, giới thiệu sản phẩm, chi phí đóng gói, bảo quản, vận chuyển, lương nhân viên bộ phận bán hàng và các khoản phí liên quan, chi phí nguyên vật liệu, khấu hao tài sản cố định (TSCĐ), công cụ dụng cụ (CCDC) sử dụng cho bộ phận bán hàng…
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được phản ánh vào tài khoản 641 với kết cấu bên nợ là các chi phí phát sinh khi bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ và bên có là khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ. Cuối kỳ, kế toán sẽ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 – xác định kết quả kinh doanh. Vì vậy, TK 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản hạch toán chi phí này theo Thông tư 133/2016/TT-BTC lại phản ánh chi phí bán hàng qua tài khoản 642 – chi phí quản lý kinh doanh, trong đó, chi phí bán hàng được thể hiện ở tài khoản cấp 2 là 6421. Cũng giống như TKl 641, TK 6421 cũng có kết cấu bên nợ là các khoản chi phí phát sinh khi bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ phát sinh trong kỳ và bên có là ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ. TK 6421 cũng không có số dư cuối kỳ.
Cách hạch toán chi phí bán hàng – Một số nghiệp vụ cụ thể
Như chúng ta đã biết, Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành về chế độ kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, còn Thông tư 200/2014/TT-BTC lại áp dụng cho các doanh nghiệp nói chung.
Vì vậy, để có cái nhìn tổng quan hơn về khoản chi phí này, ASFY TECH sẽ giới thiệu đến người đọc một số nghiệp vụ cụ thể để hạch toán chi phí bán hàng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Hạch toán giá vật tư, CCDC phục vụ bán hàng, định khoản:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 152, 153, 242
Hạch toán lương, phụ cấp, tiền ăn ca, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ… cho nhân viên trực tiếp bán hàng, định khoản:
- Nợ 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 334, 338…
Trích khấu hao TSCĐ cho những tài sản phục vụ quá trình bán hàng, định khoản:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Chi phí điện nước, chi phí điện thoại, thuê ngoài sửa chữa TSCĐ (giá trị nhỏ) được tính vào chi phí bán hàng, hạch toán:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331…
Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phục vụ bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp trích trước chi phí, hạch toán:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 335 – Chi phí phải trả
- Có TK – 352 – Dự phòng phải trả
Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh, hạch toán:
- Nợ TK 335, 352
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 331, 111, 112…
Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh 1 lần nhưng liên quan đến việc bán hàng trong nhiều kỳ, hạch toán:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 242 – Chi phí trả trước
Đối với sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ phục vụ hoạt động bán hàng, ghi:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 155, 156
Hạch toán hoa hồng bán hàng mà bên giao đại lý phải trả cho bên nhận:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 131 – Phải thu khách hàng
Đối với số tiền phải trả cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu về các khoản đã chi hộ liên quan đến phí ủy thác xuất khẩu và hàng ủy thác, kế toán ghi nhận:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Các khoản chi mua sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu tặng cho khách bên ngoài doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất, hạch toán:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 152, 153, 155, 156
Hạch toán hàng hóa, sản phẩm doanh nghiệp mua hoặc sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền và không kèm các điều kiện khác, hạch toán:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
- Có TK 155, 156
Các lưu ý khi hạch toán chi phí bán hàng
- Xác định chính xác chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng chỉ bao gồm các khoản chi trực tiếp phục vụ cho việc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Các khoản chi này bao gồm chi phí quảng cáo, khuyến mãi, vận chuyển, lương nhân viên bán hàng, và các chi phí khác trực tiếp liên quan đến hoạt động bán hàng. Việc phân loại chính xác sẽ giúp đảm bảo tính hợp lý trong quá trình hạch toán.
- Sử dụng đúng tài khoản kế toán: Chi phí bán hàng cần được hạch toán vào Tài khoản 641 (Chi phí bán hàng). Cuối kỳ, các chi phí này sẽ được kết chuyển sang Tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Việc hạch toán chính xác giúp kết quả tài chính của doanh nghiệp phản ánh đúng thực tế.
- Đảm bảo chứng từ hợp lệ: Tất cả chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng cần có chứng từ hợp lệ như hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng, v.v. Điều này giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho các khoản chi và đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về thuế.
- Phân bổ chi phí hợp lý: Nếu chi phí có liên quan đến cả hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý doanh nghiệp (như chi phí thuê văn phòng), cần phải phân bổ hợp lý giữa Tài khoản 641 (chi phí bán hàng) và Tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp). Việc phân bổ đúng đắn sẽ giúp phản ánh chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ghi nhận chi phí đúng kỳ kế toán: Các chi phí bán hàng phải được ghi nhận đúng kỳ kế toán phát sinh. Ghi nhận chi phí không đúng thời điểm có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính.
- Khấu hao tài sản cố định: Nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định (ví dụ: cửa hàng, showroom) cho hoạt động bán hàng, chi phí khấu hao của tài sản này cần được hạch toán vào chi phí bán hàng. Điều này giúp phân bổ hợp lý chi phí sử dụng tài sản cố định vào các hoạt động liên quan đến bán hàng.
- Tránh ghi nhầm tài khoản: Cần đảm bảo các chi phí bán hàng được ghi vào đúng Tài khoản 641. Nếu ghi nhầm sang tài khoản khác, như Tài khoản 642 (chi phí quản lý), sẽ dẫn đến sai lệch kết quả kinh doanh và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
- Kiểm tra và đối chiếu chi phí cuối kỳ: Trước khi kết chuyển chi phí bán hàng, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các khoản chi để đảm bảo tính chính xác. Điều này giúp tránh sai sót trong báo cáo tài chính và đảm bảo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh đúng thực tế.
Lời kết
Việc hạch toán chính xác và quản lý tốt chi phí bán hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được mức tỷ suất lợi nhuận lớn. Đây cũng là kỳ vọng mà bất cứ nhà quản trị nào cũng mong muốn đạt được. Hy vọng, với những thông tin về chi phí bán hàng, tài khoản hạch toán chi phí bán hàng cũng như một số nghiệp vụ cụ thể trên đây đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về khoản mục quan trọng này.
0 Bình luận