Quản lý kho là gì? Tại sao chúng ta cần phải chú trọng tới công tác quản lý kho? Đây không chỉ là những câu hỏi hóc búa cho những ai mới tìm hiểu về nghiệp vụ này mà còn đối với bản thân các chủ doanh nghiệp. Chính vì vậy, bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích cụ thể về khái niệm quản lý kho cũng như vai trò của quan trọng của quản lý kho trong doanh nghiệp. Mời bạn đọc cùng theo dõi!
Khái niệm “quản lý kho”
Quản lý kho là nghiệp vụ ghi nhận và kiểm soát các hoạt động thường nhật của kho như: Nhập hàng, xuất hàng, tồn kho và chuyển kho,… Quản lý kho tốt giúp giảm thiểu chi phí, từ đó doanh thu tăng lên và thu về nhiều lợi nhuận ròng hơn.
Vai trò quan trọng của quản lý kho trong doanh nghiệp
Nghiệp vụ quản lý kho đóng những vai trò hết sức quan trọng như sau:
- Tránh hiện tượng thất thoát hàng hoá: Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này trong doanh nghiệp. Chúng có thể bắt nguồn từ việc gian lận của nhân viên hay tổn thất vì lý do mất hàng tồn trong kho,…;
- Chi phí mua vật tư & nguyên vật liệu tiết kiệm tối đa: Các loại hàng hóa, nguyên vật liệu cần phải được tiêu hủy khi lưu kho nhiều ngày, hao mòn, hết hạn và hỏng hóc,… Hàng tồn kho được quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị lãng phí tài nguyên;
- Tối ưu chi phí lưu kho: Chi phí sẽ được tiết kiệm một cách tối đa nếu doanh nghiệp sở hữu quy trình quản lý kho hiệu quả & minh bạch;
- Tạo cho khách hàng sự hài lòng: Khách hàng quan tâm nhiều hơn đến tốc độ giao hàng ở thời điểm hiện tại. Vận chuyển nhanh ngày càng trở thành xu hướng mới. Do đó, quản lý kho giúp hình thành kế hoạch mua hàng từ sớm và cung ứng kịp thời;
- Hiệu quả vốn lưu động gia tăng: Sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một trong những yếu tố tạo ra vốn lưu động. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm khối lượng vốn lưu động, đồng thời thời gian xoay vốn được rút ngắn.
Những công việc chính trong hoạt động quản lý kho
Liệt kê và sắp xếp nguyên vật liệu, hàng hoá trong kho
Trước khi bắt tay vào việc sắp xếp kho, trước tiên hãy lập sơ đồ sắp xếp kho một cách hợp lý và hiệu quả. Trong việc sắp xếp, cần thực hiện một cách khoa học để dễ dàng cho quá trình tìm kiếm va kiểm kê kho. Sử dụng kinh nghiệm tích lũy trong quá trình quản lý kho hàng để có cách sắp xếp hàng hóa phù hợp với đặc điểm vật lý và chất lượng trong bảo quản hàng hóa. Việc sắp xếp càng khoa học thì càng thuận tiện trong tìm kiếm và giảm các chi phí về thời gian cũng như vận chuyển hàng hóa.
Thực hiện đúng tất cả quy chuẩn và quy định
Nhân viên cần phải sắp xếp tất cả hàng hoá lưu kho theo đúng như hướng dẫn từ nhà sản xuất. Đối với các loại hàng hóa ngắn ngày, chúng ta cần phải áp dụng nguyên tắc “nhập trước – xuất trước” để đảm bảo chất lượng hàng hóa.
Thủ tục nhập – xuất chuẩn chỉnh
Người quản lý kho cần xây dựng quy trình cụ thể về việc: tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ, chứng từ và hồ sơ yêu cầu nhập, xuất và lưu chuyển hàng hoá. Ghi nhập và lưu lại tất cả các loại hoá đơn xuất kho, nhập kho.
Theo dõi cũng như kiểm tra định kỳ hàng tồn kho để đối chiếu dữ liệu trong thực tế để kịp thời kiểm soát sai số.
Theo dõi lượng hàng tồn kho mức tối thiểu
Rà soát lại số lượng hàng hoá và tồn kho mỗi ngày làm việc. Mục đích nhằm đảm bảo các loại vật tư và hàng hóa đều đạt định mức tối thiểu. Đưa ra đánh giá và điều chỉnh lại mức tồn kho ít nhất dựa vào sự dao động ở từng loại hàng hóa.
Quy định về phòng cháy, chữa cháy (PCCC) đảm bảo 100%
Kho phải luôn luôn trong tình trạng đầy đủ các quy tắc và biện pháp đảm bảo an toàn về PCCC. Định kỳ kiểm tra cơ sở hạ tầng để đảm bảo không có tình trạng ẩm ướt, mối mọt gây hư hỏng và ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
Những quy định an toàn PCCC với kho hàng hóa như sau:
- Không bố trí hàng hóa dễ cháy gần bóng đèn, bảng điện hay thiết bị có nhiệt độ cao.
- Trang bị đầy đủ phương tiện PCCC cho kho (bình chữa cháy, vòi xịt, dụng cụ cứu thương,…).
- Luôn đảm bảo lối đi thoát hiểm thông thoáng và các điều kiện thoát nạn khi xảy ra sự cố.
- Không tích trữ các hóa chất dễ cháy nổ như gas, xăng dầu, cồn,… mà không có sự cấp phép của cơ quan chức năng.
- Nghiêm cấm sử dụng nguồn lửa hoặc nguồn nhiệt bên trong hoặc bên cạnh nhà kho (hút thuốc, nấu ăn, thắp hương, đốt vàng mã,…).
- Khi xảy ra sự cố, phải nhanh chóng tổ chức sơ tán thoát nạn kịp thời, nhanh chóng báo cho cảnh sát PCCC theo số máy 114.
- Bắt buộc phải có bảng nội quy PCCC kho, tiêu lệnh PCCC, bảng cấm lửa trong khuôn viên kho;
- Ưu tiên sử dụng đường dây điện lắp đặt kín nhằm tăng sự an toàn.
Những tiêu chí cần đáp ứng khi làm quản lý kho
Như các bạn đã biết, quản lý kho đóng vai trò hết sức quan trọng đối với việc vận hành doanh nghiệp. Vì thế, các doanh nghiệp rất “bạo chi” cho vị trí quản lý kho. Tuy nhiên, quản lý kho yêu cầu một số tiêu chí ở ứng viên như sau:
- Kiến thức và kinh nghiệm làm việc: Việc quản lý kho ở doanh nghiệp đòi hỏi phải có bằng Cử nhân hoặc cao hơn. Công việc cũng cần phải có ứng viên giàu kinh nghiệm thực tế về kho. Ngoài ra, ứng viên cần phải có nền tảng từ trước và biết sử dụng phần mềm về kho;
- Kỹ năng tiêu chuẩn: Để có thể quản lý kho hiệu quả, ứng viên cần sở hữu tư duy logic và kỹ năng sắp xếp công việc. Tư duy logic đóng vai trò rất quan trọng đối với việc kiểm soát số liệu. Nhờ đó phát triển khả năng bao quát, quản trị tốt và ứng phó linh hoạt với các phát sinh thay đổi thường xuyên trong quá trình quản lý.
Lời kết
Qua bài viết trên đây các bạn đã cùng ASFY TECH tìm hiểu khái niệm, nắm bắt được vai trò quan trọng cũng như các yêu cầu đối với công việc quản lý kho trong doanh nghiệp. Hy vọng các bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích và áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn. Chúc các bạn vui vẻ và thành công!
0 Bình luận