Thủ kho là một vị trí rất quan trọng trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Họ đóng vai trò như chiếc chìa khóa lưu giữ toàn bộ nguồn tài nguyên về nguyên, vật liệu tại doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về những công việc thủ kho cần làm, chúng tôi xin mời các bạn cùng phân tích nội dung này trong phần tiếp theo của bài viết.
Khái niệm “Thủ kho”
Thủ kho là người có nhiệm vụ quản lý hàng hóa trong kho, giám sát toàn bộ công đoạn từ nhập kho, lưu trữ, bảo quản và xuất kho hàng hóa do mình phụ trách và quản lý. Nhân viên thủ kho cần đảm bảo tốt các yêu cầu về kiểm soát số lượng (nhập, xuất, tồn) và tuân thủ các nguyên tắc bảo quản chất lượng của sản phẩm theo quy định tại Doanh nghiệp. Vì vậy, công việc này đòi hỏi sự trung thực, cẩn trọng và tỉ mỉ. Khi có bất kỳ vấn đề hay sự cố nào xảy ra, thủ kho sẽ báo cáo trực tiếp lên người quản lý cấp trên để kịp thời có phương án xử lý.
Trong mọi doanh nghiệp, cơ sở sản xuất đều có nhu cầu về việc quản lý và giám sát các nguyên liệu đầu vào cũng như sản phẩm đầu ra nhằm tránh những thất thoát, hao hụt không đáng có và đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được hiệu quả. Vì vậy, thủ kho đóng vai trò quan trọng ở tất cả các lĩnh vực kinh doanh (đặc biệt là sản xuất, logistics).
Chi tiết những công việc thủ kho cần làm
Dưới đây là mô tả về những công việc thủ kho cần làm chi tiết:
1. Kiểm soát kho theo hạn mức quy định (nếu có)
Thủ kho cần theo dõi thường xuyên các hàng hóa thuộc trách nhiệm quản lý của mình trong kho. Đảm bảo về số lượng, chất lượng và sẵn sàng đưa vào sản xuất, kinh doanh để phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
Đối với trường hợp doanh nghiệp có quy định về hạn mức tồn kho, thủ kho cần lập các đề xuất về việc yêu cầu mua, bổ sung hàng vào kho hoặc các báo cáo cảnh báo về việc số lượng tồn kho quá lớn vượt ngoài hạn mức nhằm đảm bảo nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho nằm trong hạn mức quy định.
2. Hoàn thiện thủ tục nhập – xuất hàng
Các bước công việc một thủ kho cần làm phải tuân theo quy trình được quy định tại doanh nghiệp do lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt và yêu cầu. Dưới đây là những việc không thể loại bỏ trong trách nhiệm của thủ kho nói chung:
- Kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa để xem có đủ điều kiện nhập hoặc xuất kho hay không;
- Tiếp nhận, kiểm tra, đối soát chứng từ nhập, xuất hàng sau đó chuyển tới bộ phận mua hàng và bộ phận kế toán;
- Lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho có đầy đủ các thông tin về hàng hóa để thuận tiện cho việc kiểm kê và thanh toán hàng sau này;
- Nhập các thông tin về đơn hàng vào phần mềm quản lý kho của doanh nghiệp (nếu có).
3. Theo dõi biến động hàng tồn kho
Hàng ngày, thủ kho theo dõi số lượng hàng nhập hay xuất, số lượng tồn kho và đối chiếu với hạn mức quy định để đảm bảo rằng kho đang hoạt động đúng hiệu suất.
Đối với việc quản lý hàng tồn kho cần:
- Kiểm tra chất lượng của hàng hóa trong kho để đảm bảo hàng hóa luôn đạt chất lượng yêu cầu;
- Khi thấy hàng hóa có hiện tượng thay đổi chất lượng, hoặc các dấu hiệu vật lý có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong kho cần báo cáo cấp trên để có phương án kiểm tra và xử lý;
- Thủ kho cần phải báo cáo lên ban lãnh đạo khi thấy số lượng hàng tồn kho có sự biến động vượt ngoài hạn mức quy định của doanh nghiệp, trong một số trường hợp có thể đề xuất phương án xử lý phù hợp;
- Nâng cao hiểu biết về sản phẩm trong kho, cải tiến và đề xuất các phương án theo dõi, bảo quản nhằm đảm bảo tốt hơn trong công tác quản lý hàng tồn kho.
Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm quản lý trong hoạt động doanh nghiệp. Đối với trường hợp doanh nghiệp chưa áp dụng hoặc triển khai phần mềm quản lý, thủ kho cần lập các bảng tính theo dõi gồm thẻ kho (áp dụng từng mã hàng hóa), bảng theo dõi nhập xuất tồn và thực hiện các bảng tính khác theo yêu cầu và quy định của doanh nghiệp.
4. Sắp xếp khu vực lưu trữ từng loại hàng hóa
Việc sắp xếp các khu vực để lưu trữ từng mặt hàng rất quan trọng, chúng phụ thuộc vào đặc điểm và tính chất của hàng hóa đó. Điều này không những đảm bảo cho hàng hóa về chất lượng, tránh hao hụt, hỏng hóc, ẩm mốc mà còn giúp cho việc vận chuyển hàng được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.
Ở một số kho hàng lớn, nhân viên thủ kho còn phải lập sơ đồ kho một cách khoa học để có thể bao quát được toàn bộ vị trí lưu trữ hàng hóa, giúp cho việc quản lý, nhập, xuất và kiểm kê kho được dễ dàng hơn.
5. Báo cáo và ghi chép
Thủ kho thực hiện lập và trình bày các báo cáo theo quy định của cấp trên (theo mẫu báo cáo được phê duyệt hoặc yêu cầu). Thông thường là các báo cáo và ghi chú liên quan đến các hoạt động trong kho như số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, tồn kho, hàng hóa bị hỏng và các vấn đề khác như: Bảo dưỡng và bảo quản thiết bị, đảm bảo an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy cho kho hàng, … sau đó báo cáo và đề xuất phương án xử lý khắc phục kịp thời.
Công việc của nhân viên thủ kho đòi hỏi đức tính và kỹ năng gì?
Những đức tính cần thiết của một thủ kho:
- Tính trung thực là đức tính đầu tiên mà người thủ kho cần có. Vì thủ kho là người quản lý trực tiếp kho hàng của doanh nghiệp – tài sản lớn của doanh nghiệp ở trạng thái hàng hóa, vật tư mà không được thể hiện bằng trạng thái tiền, là nguồn vốn lưu động, tham gia vào chuỗi cung ứng của doanh nghiệp để tạo ra nguồn lợi ích kinh tế cho toàn doanh nghiệp. Những thất thoát sẽ xảy ra nếu thủ kho là người không trung thực, điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị phát sinh các chi phí thất thoát, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp và ảnh hưởng tới quá trình cung ứng hàng hóa.
- Sự cẩn trọng và tỉ mỉ sẽ giúp cho thủ kho tránh được những nhầm lẫn bởi số lượng hàng hóa ra vào kho mỗi ngày rất lớn. Nếu chúng ta biết sắp xếp mọi thứ một cách khoa học thì việc vận chuyển hàng hóa cũng như quản lý sổ sách, giấy tờ sẽ trở nên dễ dàng hơn. Những sai sót có thể xảy ra nếu thiếu cẩn trọng và tỉ mỉ, từ đó gây phát sinh chi phí do sai sót trong quá trình làm việc của thủ kho, làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động và có thể là uy tín của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, việc trau dồi các kỹ năng sau đây là cần thiết để một thủ kho có thể phát triển tốt vai trò và nghề nghiệp của mình, bao gồm:
- Kỹ năng giao tiếp;
- Kỹ năng tin học văn phòng;
- Kỹ năng xử lý tình huống;
- Sử dụng tốt và thành thạo phần mềm quản lý kho;
- Kỹ năng làm việc nhóm;
- Khả năng liên kết với các bộ phận/phòng ban khác.
Lời kết
Kinh tế càng phát triển, quy mô doanh nghiệp càng lớn thì càng phải chú trọng năng lực của thủ kho. Hy vọng, với việc chia sẻ về những công việc thủ kho cần làm trên đây, bạn đọc đã hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của vị trí này đối với doanh nghiệp. Chúc các bạn vui vẻ!
